Koudemiddelbalans onder de BRL 100: Zo Voorkom je Boetes

Inhoudsopgave

1. Wat is een koudemiddelbalans?
2. Waarom is een koudemiddelregistratie verplicht onder de BRL 100?
3. Wat moet er allemaal in een koudemiddelbalans staan?
4. Veelgemaakte fouten en risico’s
5. Hoe een digitale balans fouten voorkomt
6. Hoe Climatools jouw koudemiddeladministratie automatiseert
7. Conclusie

‍

Wat is een koudemiddelbalans?

Een koudemiddelbalans is een gedetailleerd overzicht waarin wordt bijgehouden hoeveel F-gas (zoals R32, R410A, R1234yf) jouw bedrijf in een jaar heeft ingekocht, gebruikt, teruggewonnen en afgevoerd. De balans laat precies zien hoeveel koudemiddel er in omloop is binnen jouw organisatie en installaties. Dit overzicht is essentieel om te bewijzen dat je verantwoord omgaat met F-gassen, die immers schadelijk zijn voor het milieu als ze lekken. Een goede koudemiddelbalans is daarmee niet alleen een administratief hulpmiddel, maar ook een direct bewijs van jouw milieubewuste en wettelijk verantwoorde bedrijfsvoering.

‍

Waarom is een koudemiddelregistratie verplicht onder de BRL 100?

De BRL 100 legt bedrijven die werken met F-gassen strikte administratie-eisen op. Een van die eisen is het jaarlijks opstellen van een volledige koudemiddelregistratie. De verplichting vloeit voort uit Europese milieuwetgeving en Nederlandse uitvoeringsregels. De gedachte hierachter is dat installateurs, door hun gebruik van koudemiddelen nauwkeurig te registreren, bewuster omgaan met lekkages en verspilling. Bovendien kan de overheid zo controleren hoeveel F-gassen er daadwerkelijk in de markt worden gezet en wat daarmee gebeurt.

Tijdens een audit wordt vrijwel altijd gevraagd naar de laatste koudemiddelregistraties. Als je die niet kunt tonen of als de gegevens niet kloppen, loop je het risico op opmerkingen in het auditrapport, aanvullende inspecties en zelfs boetes.

‍

Wat moet er allemaal in een koudemiddelbalans staan?

Een koudemiddelregistratie moet het complete “koudemiddelverhaal” van jouw bedrijf vertellen. Dit betekent dat je per type koudemiddel minimaal moet registreren:

• De hoeveelheden die zijn ingekocht of ontvangen.
• De hoeveelheden die zijn bijgevuld in installaties.
• De hoeveelheden die zijn teruggewonnen uit installaties.
• De hoeveelheden die zijn afgevoerd of vernietigd.
• Eventuele verliesposten door lekkages.

Daarnaast moet je niet alleen de brutocijfers noteren, maar ook kunnen uitleggen waar afwijkingen vandaan komen. Bijvoorbeeld als er koudemiddel is bijgevuld na een reparatie van een lekkage.

‍

Veelgemaakte fouten en risico’s

In de praktijk blijkt dat veel bedrijven moeite hebben om een kloppende koudemiddelbalans op te stellen. Een veelvoorkomende fout is dat de inkoop- en verbruikscijfers niet overeenkomen. Bijvoorbeeld omdat bijgevulde hoeveelheden wel op werkbonnen zijn genoteerd, maar niet zijn doorgeboekt naar de balans. Ook worden teruggewonnen hoeveelheden vaak vergeten te registreren. Dit leidt tot onverklaarbare afwijkingen, die tijdens een audit grote problemen kunnen veroorzaken.

Een ander risico is dat handmatige koudemiddelregistraties foutgevoelig zijn. Door het overnemen van gegevens van werkbonnen naar Excel-sheets kunnen gemakkelijk fouten insluipen. Soms ontbreekt ook het inzicht welke cilinders (huur- of koopcilinders) nog gevuld zijn of al leeg zijn gemeld, wat leidt tot een onvolledig overzicht.

‍

Hoe een digitale balans fouten voorkomt

Een digitale koudemiddelbalans maakt het opstellen en bijhouden van alle gegevens veel eenvoudiger en betrouwbaarder. In plaats van handmatig cijfers over te nemen van losse papieren werkbonnen, wordt alles automatisch geregistreerd zodra een monteur een koudemiddelmutatie invoert in het systeem. Inkoop, gebruik, terugwinning en afvoer worden direct gekoppeld aan de juiste installaties en cilinders.

Hierdoor ontstaat een live balans die altijd up-to-date is en klaar staat om te tonen bij een audit. Ook verlies je geen informatie doordat alle cilinderbewegingen en bijvullingen automatisch in het overzicht worden verwerkt.

‍

Hoe Climatools jouw koudemiddeladministratie automatiseert

Met de koudemiddelmodule van Climatools wordt het beheren van je koudemiddeladministratie een stuk eenvoudiger.

Binnen Climatools:

• Registreer je eenvoudig alle cilinderuitgiftes, retouren en mutaties.
• Worden koudemiddelmutaties direct gekoppeld aan de installatie en werkbon.
• Houd je automatisch overzicht over hoeveel koudemiddel er is ingekocht, gebruikt, teruggewonnen en afgevoerd.
• Kun je op elk moment een complete koudemiddelregistratie exporteren in PDF- of Excel-formaat voor audits.
• Worden afwijkingen en verschillen inzichtelijk gemaakt, zodat je tijdig kunt bijsturen.

Hierdoor hoef je niet meer te vertrouwen op handmatige registraties of complexe Excel-sheets, en ben je altijd voorbereid op een audit.

‍

Conclusie

Een juiste koudemiddelregistratie is niet alleen verplicht onder de BRL 100, het is ook essentieel om als professioneel en milieubewust bedrijf te kunnen opereren. Door al je koudemiddelregistraties correct en volledig bij te houden, voorkom je fouten en risico’s bij audits. Je voldoet niet alleen aan de wet, maar draagt ook bij aan een duurzamere koeltechnieksector. Met de digitale tools van Climatools wordt het bijhouden van je koudemiddeladministratie eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder dan ooit. Daarmee voorkom je stress bij audits en blijf je altijd in controle over je administratie.

‍

Wil je meer weten over hoe Climatools jouw koudemiddeladministratie kan verbeteren? Neem dan gerust contact met ons op voor een demo!

‍