Nieuwe Feature: Maak Kennis met de Incidentenmodule

‍

Climatools presenteert met trots een spiksplinternieuwe feature: de incidentenmodule. Hiermee registreer en beheer je eenvoudig tekortkomingen en incidenten met betrekking tot zowel je koel- als gasinstallaties. In deze blog laten we je zien wat de incidentenmodule doet en hoe je deze zelf gebruikt voor je installatie-administratie.

‍

Waarom een Incidentenmodule?

Volgens de BRL 100 moeten klachten, tekortkomingen, afwijkingen en onvoorziene omstandigheden proactief worden bewaakt en vastgelegd (zie ook BRL 100 versie 2.0 - 2.3.3). Dit betekent dat gecertificeerde ondernemingen een aantoonbare, vastgelegde procedure moeten hebben. Hierin moet o.a. het volgende worden opgenomen:

• De verantwoordelijke persoon
• Beoordeling van de afwijking, tekortkoming of klacht
• Vaststelling van de oorzaak
• Corrigerende maatregelen en eventueel uitvoering daarvan
• Beoordeling of preventieve maatregelen nodig zijn of dat het een incident betreft dat niet voorkomen had kunnen worden
• Implementatie van preventieve maatregelen
• Hercontrole/evaluatie van de effectiviteit van de maatregelen

Alle incidenten moeten volgens deze criteria worden geregistreerd en minimaal vijf jaar worden bewaard. Het idee is dat incidenten menselijk zijn en dat ze geen probleem vormen zolang er van wordt geleerd en het bedrijf zich continu verbetert.

‍

Van Papieren Formulieren naar Digitale Registratie

Voorheen werden klachten en afwijkingen vaak vastgelegd met papieren formulieren die werden bewaard in fysieke of digitale mappen. Bij meer dan vier actieve F-gas monteurs moeten deze registraties ook worden meegenomen in de directiebeoordeling.

Met Climatools behoort dit gedoe met papieren formulieren tot het verleden. We hebben hard gewerkt om ook dit proces van de BRL 100 te digitaliseren. In onze nieuwe incidentenmodule kun je eenvoudig al je klachten, tekortkomingen en afwijkingen invoeren, inclusief de bijbehorende status.

‍

Hoe Werkt de Incidentenmodule?

‍

Stap 1: Invoeren van een Incident

1. Log in op Climatools en ga naar de incidentenmodule.
2. Klik op "Nieuw Incident".
3. Vul de nodige informatie in zoals de aard van het incident, de verantwoordelijke persoon, en een beschrijving van de afwijking of klacht.

‍

Stap 2: Beoordeling en Oorzaak Vaststellen

1. Beoordeel de ernst van het incident.
2. Voer een analyse uit om de oorzaak vast te stellen.
3. Beslis of corrigerende maatregelen nodig zijn.

‍

Stap 3: Corrigerende en Preventieve Maatregelen

1. Voer de benodigde corrigerende maatregelen uit indien nodig.
2. Beoordeel of preventieve maatregelen nodig zijn om herhaling te voorkomen.
3. Documenteer alle acties in de module.

‍

Stap 4: Evaluatie

1. Plan een hercontrole of evaluatie om te beoordelen of de getroffen maatregelen effectief zijn.
2. Voer de hercontrole uit en documenteer de resultaten.

‍

De K25000 en BRL-6000-25

Ook volgens de K25000 en BRL-6000-25 moet een certificaathouder een register bijhouden van ontvangen klachten en de behandeling daarvan. Dit omvat:

• Beoordelen of de klacht terecht is
• Oplossen van geconstateerde gebreken
• Registratie van het stadium en de wijze van klachtenbehandeling
• Informeren van de klager over de afhandeling
• Aanwijzen van een verantwoordelijke medewerker
• Identificatie en correcte behandeling van niet-conforme onderdelen om onbedoeld gebruik te voorkomen

Klachtenregistraties moeten volgens de voorschriften tien jaar worden bewaard.

‍

Voorbeelden van Gebruik

Toelaatbare Tekortkomingen

• Tijdens inspectie kan blijken dat er toelaatbare tekortkomingen zijn, zoals een goed gemonteerde maar niet-lekkende RGA. Registreer deze in de incidentenmodule en voeg een opmerking toe aan de werkbon. Laat de klant de werkbon ondertekenen en controleer de tekortkoming bij elke onderhoudsbeurt.

Ontoelaatbare Tekortkomingen

• Bij ontdekking van ontoelaatbare tekortkomingen aan een ketel, wordt de procedure van afkeuring gestart. Documenteer uitgebreid de bevindingen en redenen voor afkeuring in de werkbon. Schakel de ketel uit en blokkeer de gaskraan. Zorg ervoor dat het toestel niet opnieuw in gebruik kan worden genomen en plaats een waarschuwingssticker. Maak foto's en upload deze als bewijs.

Probeer de Incidentenmodule Zelf

Met de nieuwe incidentenmodule van Climatools wordt dit proces efficiënter, betrouwbaarder en volledig digitaal. Je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens en voldoet eenvoudig aan de vereisten van de BRL 100, K25000 en BRL-6000-25. Probeer het vandaag nog en verbeter de kwaliteit en veiligheid binnen jouw organisatie. Neem contact op voor meer informatie en probeer gratis de demo.

‍