Welke ondersteuning biedt Climatools bij BRL-audits?

Als je weleens een audit hebt meegemaakt, of er misschien midden in zit, dan weet je: het kan een stressvolle periode zijn. De stapels papieren werkbonnen die plots onleesbaar blijken, de koudemiddelbalans die maar niet klopt, de vraag of je kwaliteitshandboek wel up-to-date is met de laatste versie van de wet- en regelgeving. En dan die controleur die staat te wachten op bewijs, terwijl jij nog zoekt naar dat ene logboek.

Voor veel installatiebedrijven voelt een BRL 100, BRL 6000-25 of STEK audit als een administratieve ramp in wording. Zelfs als je het vakinhoudelijk helemaal op orde hebt, kan het verzamelen van de juiste documentatie en het aantonen van een deugdelijk kwaliteitssysteem een behoorlijke hoofdpijn opleveren.

Dat is precies waar we ons bij Climatools mee bezig houden: installatiebedrijven, van eenmanszaak tot grote onderneming, ontzorgen in de voorbereiding, uitvoering en het behoud van BRL-certificeringen. In dit artikel belichten we de ondersteuning die Climatools biedt bij het voorbereiden van BRL-audits. Van het allereerste intakegesprek tot het moment dat de auditor jouw certificaat goedkeurt en je audit-proof je werkzaamheden kunt voortzetten.

‍

Wat houdt Audit Voorbereiding precies in?

Voordat we ingaan op wat Climatools doet, is het belangrijk om te snappen wat een audit van je verwacht. Of je nu gaat voor BRL 100 certificering (F-gassen), BRL 6000-25 of K25000 (CO-certificering) of STEK, de kernpunten zijn vergelijkbaar:

• Kwaliteitshandboek en procesbeschrijvingen – Je moet aantonen dat je bedrijf werkt volgens vaste, gedocumenteerde procedures en dat die procedures in lijn zijn met de eisen van de betreffende richtlijn.
• Persoonlijke certificering – Minimaal één of meerdere monteurs moeten beschikken over de juiste persoonscertificaten (BRL 200, Vakmanschap CO, etc.) die aansluiten op de specifieke werkzaamheden die worden uitgevoerd.
• Werkregistratie en logboeken – Elke installatie, werkbon, lekcontrole, koudemiddelmutatie, CO-meting en onderhoud moet compleet en traceerbaar zijn vastgelegd.
• Koudemiddelbalans en cilinderbeheer – Voor BRL 100 geldt: een jaarlijks sluitende balans van ingekochte, gebruikte, teruggewonnen en afgevoerde F-gassen. Dit moet 100% kloppen, anders loopt de audit vast.
• Interne audit en directiebeoordeling – Je moet minimaal jaarlijks je eigen systeem controleren en de top van het bedrijf moet de bevindingen bespreken en goedkeuren.
• Gekalibreerd gereedschap – Manometers, weegschalen, vacuümpompen, lekdetectors, CO-meters: alles moet aantoonbaar gekalibreerd zijn.

Een succesvolle audit is dus veel meer dan 'een papieren rondje.’ Het is een bewijs dat jouw bedrijf structureel volgens de regels werkt. En dat is waar Climatools je een handje bij helpt.

‍

De 5 Fases van Climatools BRL Audit Ondersteuning

1. Intakegesprek en Plan van Aanpak

Alles begint met een persoonlijk intakegesprek. Tijdens dit gesprek nemen we ruim de tijd om jouw situatie in kaart te brengen:

• Welke certificering heb je nodig (BRL 100, BRL 6000-25, K25000, STEK)?
• Hoeveel medewerkers heeft jouw bedrijf?
• Welke installaties en werkzaamheden voer je uit?
• Werk je al met een administratiesysteem of gaat alles via Excel of papier?
• Heb je al persoonscertificaten in huis?

Op basis van dit gesprek stellen we een persoonlijk plan van aanpak op. Dit document bevat een tijdlijn, de stappen die gezet moeten worden, en de documenten die voorbereid of opgevraagd moeten worden. Dit plan vormt de rode draad door het hele certificeringstraject, zodat je altijd weet waar je staat en wat de volgende stap is. Geen verrassingen, geen onduidelijkheden.

‍

2. Opstellen van een Op Maat Gemaakt Kwaliteitshandboek

Een goede voorbereiding op een BRL audit begint met een solide kwaliteitshandboek. Voor veel bedrijven is dit de grootste drempel: hoe zet je al je processen om in een gestructureerd document dat voldoet aan de eisen van BRL 100 2.0 (of de nieuwste 3.0), BRL 6000-25, of STEK?

Climatools helpt je bij het opstellen van een volledig handboek dat is afgestemd op jouw bedrijfsvoering. Dat betekent:

• Procesbeschrijvingen voor installatie, onderhoud, reparatie, lekdetectie, koudemiddelvullingen, terugwinning, en meer.
• Werkinstructies die jouw monteurs in het veld kunnen gebruiken.
• Formulieren en checklists die je nodig hebt voor dagelijkse handelingen en controles.
• Directieverantwoordelijkheid en beleid, inclusief interne audits en managementreviews.

Het mooie is dat we niet werken met generieke templates die nergens op slaan. We stellen vragen over hoe jij werkt, welke merken en systemen je installeert, welke cijfers je gebruikt, en welke gereedschappen je in huis hebt. Zo krijg je een handboek dat echt bij jouw bedrijf past en waar de auditor niets op aan te merken heeft.

‍

3. Implementatie van Audit-Proof Software en Werkprocessen

Een mooi handboek is een start, maar de echte uitdaging zit in het dagelijks werken volgens de afgesproken procedures. En dat is lastig als je nog werkt met papieren werkbonnen, losse Excel-bestanden en WhatsApp-groepen waarin koudemiddelmutaties worden doorgegeven.

Climatools biedt daarom een compliance-gerichte administratiesoftware die speciaal is ontworpen voor installateurs die met BRL-certificeringen werken. De belangrijkste onderdelen:

‍

Digitale Werkbonnen met Verplichte Velden

Met digitale werkbonnen leg je elke klus vast volgens de richtlijnen van BRL 100 of BRL 6000-25. Denk aan:

• Welke installatie is onderhouden of geïnstalleerd?
• Hoeveel koudemiddel is toegevoegd of teruggewonnen?
• Welke metingen zijn gedaan (CO, druk, temperatuur)?
• Welke checklist is doorlopen?
• Handtekening van de klant

De software dwingt verplichte velden af, zodat een werkbon pas afgesloten kan worden wanneer alle informatie compleet is. Geen vergeten handtekeningen of ontbrekende meetwaarden meer.

‍

Audit-Proof Koudemiddelbalans

De koudemiddelbalans is voor veel bedrijven een bron van ellende. Waar zijn die 3 kilo R32 gebleven? Waarom klopt de voorraad niet met de mutaties? Climatools lost dit op door:

• Automatisch alle koudemiddelmutaties (inkoop, verbruik, retour, afvoer) te registreren vanuit de werkbonnen.
• Een real-time overzicht van voorraad per cilindertype en per locatie.
• Automatisch een jaarbalans te genereren die je kunt exporteren als PDF voor de audit.
• Cilinder-uitgifteregistratie, zodat je precies weet welke monteur welke cilinder mee heeft en hoeveel er nog in zit.

De balans klopt altijd, omdat alle mutaties direct gekoppeld zijn aan concrete werkbonnen. Dat scheelt enorm veel hoofdpijn bij de audit.

‍

Digitale Logboeken en Klantportaal

Voor elke installatie moet een logboek worden bijgehouden. In Climatools wordt dit automatisch gedaan: alle werkzaamheden, metingen, mutaties en controles worden per installatie vastgelegd en gebundeld in een overzichtelijk PDF-logboek. Dit logboek kan gedeeld worden met de klant via het klantportaal, waar de klant altijd de actuele stand kan raadplegen.

Dat is niet alleen handig voor de klant, maar ook goud waard tijdens een audit: de auditor wil logboeken zien van verschillende installaties, en jij kunt ze in een paar klikken downloaden en tonen.

‍

4. Training, Pre-Audit Check en Begeleiding

Zelfs met de beste software en handboeken kan een audit spannend blijven. Daarom biedt Climatools:

• Training en onboarding voor jou en je medewerkers: hoe werkt het platform, hoe vullen monteurs een werkbon in, hoe gebruik je de app in het veld.
• Pre-audit check: voordat de echte audit plaatsvindt, lopen we samen door de belangrijkste punten. Zijn de logboeken compleet? Klopt de koudemiddelbalans? Zijn alle persoonscertificaten geldig? Is het kwaliteitshandboek up-to-date met de nieuwste wetgeving? We maken een checklist en gaan door alle punten die de auditor zal controleren.
• Persoonlijke begeleiding voor en na de audit: Ook na het succesvol doorkomen van je audit staan we voor je klaar. Of je nu een vraag hebt over een specifieke handeling in de software of veranderingen in de wetgeving, we helpen je met advies op maat.

Onze klanten geven regelmatig aan dat ze de audit met vertrouwen tegemoet zien, omdat ze precies weten wat er komt en omdat alles gewoon op orde is.

‍

5. Aanmelding en Coördinatie met Certificerende Instanties

Climatools werkt nauw samen met alle grote certificerende instanties in Nederland: Kiwa, Normec, Dekra, SGS en STEK. We helpen je bij:

• Het aanvragen van offertes voor de audit.
• Het coördineren van de auditdatum.
• Het indienen van alle benodigde documenten en formulieren.
• Het doorsturen van specifieke documentatie (handboeken, balansen, logboeken) naar de certificerende instantie.

Zo hoef je niet zelf het wiel uit te vinden, maar kun je gebruik maken van onze ervaring en relaties met de certificeerders. Dat scheelt tijd, zorgen en administratieve rompslomp.

‍

Waarom Werkt de Climatools Aanpak Zo Goed?

Er zijn meerdere partijen die hulp bieden bij BRL certificeringen, maar Climatools combineert twee dingen die uniek zijn:

1. Persoonlijke, hands-on begeleiding – Geen standaard template of kant-en-klaar pakket. We werken samen met jou aan een plan en handboek dat past bij jouw bedrijf.
2. Software die speciaal is ontworpen voor compliance – Onze administratiesoftware is niet een algemene tool waar je een BRL-functie aan hebt toegevoegd. Het hele platform is gebouwd met de eisen van BRL 100, BRL 6000-25, K25000 en STEK in het achterhoofd. Van digitale werkbonnen tot koudemiddelbalansen en logboeken: alles is audit-proof.

Het resultaat? Meer dan 12.000 installateurs werken inmiddels met Climatools, en we hebben honderden bedrijven succesvol door hun eerste en herhalings-audits geloodst. De feedback is consistent: minder stress, minder papierwerk, meer controle.

‍

Hoe Ziet een Typisch Certificeringstraject eruit?

Om het concreet te maken, hier een voorbeeld van een eenmanszaak die BRL 100 wil behalen:

Week 1-2: Intake en Plan van Aanpak

• Intakegesprek, inventarisatie van de situatie.
• Plan van aanpak opstellen, tijdlijn afspreken.

Week 3-5: Handboek Opstellen

• Climatools stelt concepthandboek op.
• Feedbackrondes met de ondernemer.
• Finalisering handboek.

Week 6-8: Software Inrichten en Eerste Werkbonnen

• Account aanmaken, installaties importeren.
• Monteur(s) trainen in het gebruik van de app.
• Eerste werkbonnen en koudemiddelmutaties registreren.

Week 9-10: Pre-Audit Controle

• Climatools controleert of alle documenten en registraties compleet zijn.
• Eventuele hiaten worden aangevuld.

Week 11: Audit Aanvragen en Uitvoeren

• Offerte aangevraagd bij certificerende instantie.
• Auditdatum gepland.
• Audit uitgevoerd – succesvol!

Resultaat: BRL 100 certificaat binnen 3 maanden, zonder gestreste nachten of missing paperwork.

‍

Veel Gestelde Vragen over BRL Audit Ondersteuning

Hoeveel kost de begeleiding van Climatools?

De kosten zijn afhankelijk van de certificering (BRL 100, BRL 6000-25, K25000 of STEK) en de omvang van je bedrijf. We werken met pakketten die zowel de begeleiding als de software omvatten, zodat je alles in één keer geregeld hebt. Vraag hier een offerte aan voor een prijsindicatie op maat.

‍

Moet ik de software blijven gebruiken na de audit?

Ja, en dat is juist het grote voordeel: een certificaat is niet eenmalig. Je moet elk jaar of elke twee jaar opnieuw geaudit worden. Door consequent met Climatools te blijven werken, blijf je continu audit-ready. De software houdt je administratie altijd actueel en compleet, zodat heraudits een stuk soepeler verlopen.

‍

Kan ik ook halverwege mijn certificeringstraject overstappen naar Climatools?

Absoluut. We begeleiden regelmatig bedrijven die al een handboek hebben of al een eerste audit hebben gehad, maar vastlopen bij de administratie of het up-to-date houden van de documentatie. We kunnen op elk moment instappen en helpen.

‍

Werkt Climatools ook voor grotere installatiebedrijven met meerdere monteurs?

Ja, we hebben zowel eenmanszaken als bedrijven met 20+ monteurs in ons klantenbestand. De software schaalt mee: meerdere gebruikers, rollen en rechten, centrale planning, en rapportages op bedrijfsniveau. Ook het handboek en de procesbeschrijvingen worden aangepast aan de grootte en complexiteit van je organisatie.

‍

Hoe lang duurt het om een BRL audit voor te bereiden?

Gemiddeld 2 tot 4 maanden voor een eerste audit, afhankelijk van je uitgangspositie. Als je nog geen handboek hebt en nog niet digitaal werkt, duurt het iets langer. Als je al redelijk gestructureerd werkt, kan het sneller. Belangrijk is dat je consistent blijft werken en de stappen volgt die in het plan van aanpak staan.

‍

Tot Slot: Auditproof Worden Hoeft Geen Hoofdpijn Te Zijn

Een BRL audit is geen onneembare hindernis. Met de juiste voorbereiding, de juiste tools en de juiste begeleiding kan het zelfs best meevallen. Sterker nog: veel van onze klanten geven aan dat ze door de begeleiding en het werken met Climatools niet alleen hun certificaat hebben behaald, maar ook veel beter zicht hebben gekregen op hun bedrijfsvoering. Ze weten precies welke installaties waar staan, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, en waar hun voorraad zich bevindt. Dat scheelt tijd, kosten, en voorkomt fouten.

Of je nu net begint met je eerste BRL 100 certificering, of al jaren gecertificeerd bent en toe bent aan een upgrade van je administratie: Climatools staat klaar om je te ondersteunen. Van A tot Z, van intake tot heraudit, en alles daartussen.

Wil je weten hoe Climatools jouw bedrijf kan helpen om audit-proof te worden en te blijven? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en een persoonlijk advies. We denken graag met je mee.

‍